Cara Melindungi Kata Laluan Dokumen dan PDF dengan Microsoft Office

Microsoft Office membolehkan anda menyulitkan dokumen Office dan fail PDF anda, sehingga tidak ada yang dapat melihat file tersebut kecuali mereka mempunyai kata laluan. Versi moden Office menggunakan penyulitan selamat yang boleh anda andalkan - dengan andaian anda menetapkan kata laluan yang kuat.

Arahan di bawah ini berlaku untuk Microsoft Word, PowerPoint, Excel, dan Access 2016, tetapi prosesnya serupa dengan versi Office yang lain.

Sejauh Mana Selamatnya Perlindungan Kata Laluan Microsoft Office?

Ciri-ciri perlindungan kata laluan Microsoft Office telah mendapat rap buruk pada masa lalu. Dari Office 95 hingga Office 2003, skema enkripsi sangat lemah. Sekiranya anda mempunyai dokumen yang dilindungi kata laluan dengan Office 2003 atau versi sebelumnya, kata laluan dapat dilewati dengan mudah dan cepat dengan perisian pemecah kata laluan yang tersedia secara meluas.

Dengan Office 2007, Microsoft menjadi lebih serius mengenai keselamatan. Office 2007 beralih ke Advanced Encryption Standard (AES) dengan kunci 128-bit. Ini dianggap selamat, dan bermaksud Office kini menggunakan enkripsi yang kuat dan kuat untuk melindungi dokumen anda semasa anda menetapkan kata laluan. Kami menguji ciri penyulitan PDF dan mendapati bahawa ia menggunakan enkripsi AES 128-bit di Office 2016 juga.

BERKAITAN: Apa itu Penyulitan, dan Mengapa Orang Takut?

Terdapat dua perkara besar yang perlu anda perhatikan. Pertama, hanya kata laluan yang menyulitkan sepenuhnya dokumen yang selamat. Office juga membolehkan anda menetapkan kata laluan untuk "Batasi Pengeditan" fail - secara teori, yang membolehkan orang melihat fail tetapi tidak mengeditnya tanpa kata laluan. Kata laluan jenis ini dapat dengan mudah retak dan dikeluarkan, yang membolehkan orang mengedit fail.

Juga, penyulitan Office hanya berfungsi dengan baik jika anda menyimpan ke format dokumen moden seperti .docx. Sekiranya anda menyimpan ke format dokumen yang lebih lama seperti .doc – yang serasi dengan Office 2003 dan yang lebih awal– Office akan menggunakan versi enkripsi yang lebih lama dan tidak selamat.

Tetapi, selagi anda menyimpan fail anda dalam format Office moden dan menggunakan pilihan "Encrypt with Password" dan bukannya pilihan "Restrict Editing", dokumen anda harus selamat.

Cara Melindungi Kata Laluan Dokumen Office

Untuk melindungi kata laluan dokumen Office, buka terlebih dahulu di Word, Excel, PowerPoint, atau Access. Klik menu "Fail" di sudut kiri atas skrin. Pada panel Maklumat, klik butang "Lindungi Dokumen" dan pilih "Enkripsi dengan Kata Laluan."

Butang itu hanya dinamakan "Lindungi Dokumen" di Microsoft Word, tetapi ia diberi nama yang serupa di aplikasi lain. Cari "Lindungi Buku Kerja" di Microsoft Excel dan "Lindungi Persembahan" di Microsoft PowerPoint. Di Microsoft Access, anda hanya akan melihat butang "Encrypt with Password" pada tab Info. Langkah-langkahnya akan sama.

CATATAN: Sekiranya anda hanya mahu menyekat penyuntingan dokumen, anda boleh memilih "Batasi Pengeditan" di sini, tetapi seperti yang kami katakan, itu tidak begitu selamat dan dapat dengan mudah dilewati. Anda lebih baik menyulitkan keseluruhan dokumen, jika anda boleh.

BERKAITAN: Cara Membuat Kata Laluan yang Kuat (dan Ingatnya)

Masukkan kata laluan yang anda mahu menyulitkan dokumen. Anda mahu memilih kata laluan yang baik di sini. Kata laluan yang lemah dapat ditebak dengan mudah dengan memecahkan perisian jika seseorang mendapat akses ke dokumen tersebut.

Amaran : Anda akan kehilangan akses ke dokumen jika anda terlupa kata laluan anda, jadi selamatkan! Microsoft menasihatkan anda menuliskan nama dokumen dan kata laluannya dan menyimpannya di tempat yang selamat.

Apabila dokumen dienkripsi, anda akan melihat pesan "Kata laluan diperlukan untuk membuka dokumen ini" di layar Info.

Pada saat anda membuka dokumen, anda akan melihat kotak "Masukkan kata laluan untuk membuka fail". Sekiranya anda tidak memasukkan kata laluan yang betul, anda tidak akan dapat melihat dokumen sama sekali.

Untuk menghapus perlindungan kata laluan dari dokumen, klik butang "Lindungi Dokumen" dan pilih "Enkripsi dengan Kata Laluan" sekali lagi. Masukkan kata laluan kosong dan klik "OK." Office akan mengeluarkan kata laluan dari dokumen.

Cara Membuat Fail PDF yang Dilindungi Kata Laluan

Anda juga boleh mengeksport dokumen Office ke fail PDF dan melindungi kata laluan fail PDF tersebut. Dokumen PDF akan dienkripsi dengan kata laluan yang anda berikan. Ini berfungsi dalam Microsoft Word tetapi bukan Excel, untuk beberapa sebab.

Untuk melakukan ini, buka dokumen di Microsoft Word, klik butang menu "File", dan pilih "Export". Klik butang "Buat PDF / XPS" untuk mengeksport dokumen sebagai fail PDF.

Klik butang "Pilihan" di bahagian bawah tetingkap dialog simpan yang muncul. Di bahagian bawah tetingkap pilihan, aktifkan pilihan "Enkripsi dokumen dengan kata laluan" dan klik "OK."

Masukkan kata laluan yang anda mahu mengenkripsi fail PDF dan kemudian klik "OK."

Setelah selesai, masukkan nama untuk fail PDF dan klik butang "Terbitkan". Office akan mengeksport dokumen tersebut ke fail PDF yang dilindungi kata laluan.

Amaran : Anda tidak akan dapat melihat fail PDF jika anda terlupa kata laluan. Pastikan anda melacaknya atau anda akan kehilangan akses ke fail PDF anda.

Anda mesti memasukkan kata laluan fail PDF semasa membukanya. Sebagai contoh, jika anda membuka fail PDF di Microsoft Edge – penampil PDF lalai Windows 10 – anda akan diminta memasukkan kata laluan sebelum dapat melihatnya. Ini juga berfungsi pada pembaca PDF yang lain.

Fungsi ini dapat membantu melindungi dokumen yang sangat sensitif, terutama ketika anda menyimpannya pada pemacu USB atau dalam perkhidmatan storan dalam talian seperti Microsoft OneDrive.

Penyulitan cakera penuh seperti Enkripsi Peranti dan BitLocker pada PC Windows atau FileVault pada Mac lebih selamat dan tidak menyakitkan untuk melindungi semua dokumen di komputer anda, bagaimanapun - terutamanya jika komputer anda dicuri.