Cara Mengurangkan Ukuran Fail Persembahan PowerPoint
Memandangkan bahawa persembahan Microsoft PowerPoint pada umumnya disertai dengan banyak gambar, gif, video terbenam, carta, grafik, dan kandungan lain, tidak hairanlah anda mendapat beberapa fail yang cukup besar. Berikut adalah beberapa langkah yang boleh anda lakukan untuk mengurangkan ukuran fail persembahan.
Fail besar boleh menjengkelkan. Mereka mengambil banyak ruang cakera yang berharga, memperlambat prestasi main balik, dan dapat menyebabkan e-mel kembali kerana melebihi had ukuran fail. Anda boleh mengelakkan semua perkara ini dengan mengurangkan saiz fail persembahan anda.
Kami telah menyebutnya sebelumnya, tetapi perkara pertama yang anda fikirkan ketika mempertimbangkan pengurangan saiz fail adalah gambar - dan untuk alasan yang baik. Fail gambar boleh menjadi cukup besar. Ada langkah-langkah yang dapat anda lakukan untuk mengurangi ukuran, seperti memampatkan gambar dalam persembahan. Sekiranya anda mengesyaki alasan fail PowerPoint anda begitu besar adalah gambar, pastikan anda membaca artikel yang telah kami tulis mengenai cara mengurangkan ukuran dokumen Office yang mengandungi gambar.
BERKAITAN: Cara Mengurangkan Ukuran Dokumen Microsoft Word
Kami mempunyai beberapa petua tambahan untuk ditambahkan jika anda mengikuti langkah-langkah ini tetapi masih perlu mengurangkan ukuran fail persembahan anda.
Ubah Pembentangan Anda ke Format PPTX
Microsoft mengeluarkan format PPTX di Office 2007. Namun, tidak jarang melihat fail PPT melayang di sekitar. Jadi apa perbezaan antara fail PPT dan PPTX? Versi PPTX memampatkan semua kandungan dalam persembahan. Sekiranya anda mempunyai fail PPT dan menukarnya menjadi fail PPTX, anda akan melihat penurunan ukuran fail tersebut.
Menukar fail semudah menekan butang dan memilih jenis fail. Teruskan dan buka fail PPT anda, pergi ke tab "File", dan kemudian klik "Convert."
Windows File Explorer akan muncul. Anda akan melihat jenis Simpan Sebagai ditetapkan sebagai "Persembahan PowerPoint." Ini adalah jenis fail PPTX. Klik "Simpan."
Fail PPT anda sekarang akan ditukar menjadi fail PPTX. Seperti yang anda lihat, ukuran fail telah dikurangkan.
HTG Presentation 2 adalah fail PPT kami, dan HTG Presentation 3 adalah fail PPTX kami. Mengubah jenis fail hanya mengurangkan ukuran sebanyak 335 KB.
Walaupun ini bukan penurunan saiz fail yang menakjubkan, kami berjaya mengurangkan ukuran fail dokumen Word dari 6,001 KB menjadi 721 KB. Semuanya bergantung pada apa yang ada di dalam fail. Dengan keberuntungan, ini akan menjadi satu-satunya langkah yang perlu anda lakukan. Sekiranya tidak, teruskan membaca.
Masukkan Gambar Anda — Jangan Salin dan Tampal
Sangat menggoda untuk menyalin dan menampal gambar di PowerPoint daripada menggunakan fungsi sisipan. Ini tidak akan menjadi masalah jika anda tidak mementingkan ukuran fail, tetapi jika ya, berhati-hatilah menyalin dan menampal — mungkin memformat semula gambar anda menjadi BMP atau PNG. Mengapa ini menjadi masalah? Kedua-dua format fail tersebut lebih besar daripada JPG.
Anda dapat melihat dalam tangkapan skrin di atas bahawa fail PNG adalah 153KB berbanding fail JPG 120KB dengan gambar yang sama. Setiap kali anda menyalin dan menampal fail JPG ke PowerPoint, dan ia ditukar menjadi PNG, anda menambah sedikit ukuran fail yang tidak perlu pada persembahan. Menggunakan fungsi sisipan akan memastikan gambar anda dimasukkan sebagaimana mestinya.
Lakukan Penyuntingan Imej dalam Penyunting Imej — Tidak di PowerPoint
Apabila anda memasukkan gambar di PowerPoint, lebih baik memastikan bahawa ia tidak memerlukan pengeditan. Jika ia tidak memerlukan suntingan, anda lebih baik melakukannya dalam editor imej. Kenapa? Apabila anda menggunakan PowerPoint untuk mengedit gambar anda, ia menyimpan semua pengeditan tersebut sebagai sebahagian daripada persembahan. Sebagai contoh, apabila anda menukar gambar menjadi hitam dan putih, PowerPoint mengekalkan gambar berwarna juga. Banyak gigitan tambahan yang disimpan.
Sekiranya anda tidak mempunyai penyunting gambar (anda) atau anda mesti menggunakan PowerPoint, pastikan anda memberitahu PowerPoint untuk membuang semua kelebihan data yang disimpan dari hasil edit. Ini tidak akan menjimatkan banyak ruang seperti bekerja di editor khusus, tetapi ia akan membantu.
Memampatkan Semua Gambar dalam Pembentangan Anda
Anda boleh memampatkan gambar dalam PowerPoint satu demi satu atau sekaligus. Sekiranya anda ingin melakukan yang terakhir, inilah caranya.
Buka persembahan anda, pergi ke tab "File", dan kemudian pilih "Save As" di panel sebelah kiri.
Seterusnya, pilih "Lebih Banyak Pilihan", yang akan anda temukan di bawah kawasan di mana anda akan menamakan fail anda dan memilih jenis fail.
Tetingkap "Simpan Sebagai" akan muncul — kali ini dengan beberapa pilihan tambahan yang tersedia untuk anda. Di sebelah butang "Simpan", klik "Alat."
Di menu lungsur turun yang muncul, pilih "Kompres Gambar."
Tetingkap "Compress Pictures" akan muncul. Di sini, anda boleh memilih jenis resolusi gambar (berdasarkan PPI) dalam pembentangan. Anda juga akan melihat bahawa anda tidak dapat memilih pilihan "Terapkan hanya pada gambar ini" dalam kumpulan "Pilihan Mampatan". Ini kerana, kerana cara kami mengakses alat ini, pilihan ini tidak tersedia.
Catatan: Sekiranya anda ingin memampatkan satu gambar, pilih dan kemudian pergi ke Format Alat Gambar> Kompres Gambar.
Setelah anda berpuas hati dengan pilihan anda, klik "OK."
Pastikan anda menyimpan persembahan anda selepas itu.
Jangan Gunakan Font Tertanam
Kami faham mengapa anda mungkin mahu menyematkan fon — anda mungkin membuat persembahan bertema Star Wars dan, sebagai hasilnya, sesiapa sahaja yang anda berkongsi pembentangannya tidak mungkin mempunyai fon khas itu untuk mereka. Menyisipkan fon dalam persembahan anda dapat mengelakkan masalah di bawah, tetapi ia memerlukan kenaikan saiz fail.
Secara umum, kecuali anda pasti perlu memaparkan fon tertentu, kami mengesyorkan mematikan penyisipan fon.
Pergi ke tab "Fail" dan pilih "Pilihan" di bahagian bawah panel sebelah kiri.
Pada tab "Simpan", hapus centang pada kotak centang "Embed font in the file" dan kemudian klik "OK."
Kami menyimpan salinan persembahan kami dengan semua fon yang disematkan, tanpa fon yang disematkan, dan hanya dengan fon yang digunakan dalam persembahan yang disematkan. Lihat perbezaannya jika saiz fail:
Yakin belum?
Pautan ke Fail dan bukannya Menyematkannya
Pertimbangkan perbezaan saiz fail jika anda memasukkan keseluruhan video YouTube dalam pembentangan anda dan bukannya memautkannya kembali. Menyematkan keseluruhan video akan meningkatkan saiz persembahan anda dengan ketara. Tentunya ada beberapa faedah berharga ketika menyisipkan fail berbanding dengan memautkannya (seperti ketika penerima mungkin tidak mempunyai akses internet untuk memainkan video), tetapi jika ukuran fail menjadi masalah, jangan lakukannya.
Jangan Simpan Gambar Kecil untuk Pembentangan
Kembali apabila Office membolehkan anda menyimpan gambar kecil persembahan anda supaya anda dapat melihat pratonton fail semasa mencarinya di File Explorer. Windows telah berkembang menjadi lebih canggih, jadi tidak lagi memerlukan bantuan aplikasi Office untuk melakukan ini. Tetapi, pilihannya masih ada.
Kami menjalankan sedikit ujian untuk melihat perbezaan saiz fail dengan dan tanpa pilihan ini diaktifkan. Inilah hasilnya:
Dengan pilihan lakaran kecil diaktifkan, ukuran fail kami adalah 2,660 KB. Tanpa pilihan diaktifkan, ukuran fail dikurangkan menjadi 2,662 KB, menjimatkan total 7 KB.
Ini adalah simpanan yang cukup kecil, tetapi ketika kami mengujinya dengan dokumen Word, perbezaannya sangat signifikan, menunjukkan 721 KB tanpa pilihan diaktifkan, dan 3,247 KB dengan pilihan diaktifkan.
Walaupun ini adalah jurang yang besar antara aplikasi dan tidak begitu jelas mengapa perbezaannya begitu besar, ia masih merupakan pilihan yang patut diterokai. Untuk mematikan fitur, buka persembahan anda, pergi ke tab "File", dan kemudian pilih "Properties" yang terdapat di sebelah kanan, kemudian "Properties Lanjutan."
Anda sekarang akan berada di tab "Ringkasan" pada tetingkap "Properties". Di bahagian bawah tetingkap, hapus centang kotak di sebelah "Simpan gambar pratonton" dan kemudian klik "OK."
Buang Maklumat Peribadi dan Tersembunyi dari Pembentangan Anda
Microsoft Office akan menyimpan maklumat peribadi anda (seperti nama pengarang) dan harta benda tersembunyi dalam persembahan anda. Menyingkirkan maklumat ini dapat menjimatkan sedikit ruang.
Buka pembentangan anda, pergi ke tab "File", pilih pilihan "Periksa Masalah", lalu pilih "Periksa Dokumen."
Tetingkap "Pemeriksa Dokumen" akan muncul. Pastikan kotak "Properti Dokumen dan Maklumat Peribadi" dicentang, dan kemudian klik "Periksa".
Di tetingkap seterusnya, pilih "Buang Semua." Maklumat sekarang akan dikeluarkan, menjimatkan beberapa KB ruang.
Matikan Pemulihan Auto
Kami tidak semestinya mengesyorkan ini, dan ia hanya boleh digunakan sebagai usaha terakhir. AutoRecover adalah alat penting di Office, dan jika anda pernah kehilangan dokumen sebelum menyimpan, maka anda memahami dengan tepat apa yang kami maksudkan.
Setiap kali Office menggunakan AutoRecover, ia menambah sedikit ukuran fail. Untuk mematikan AutoRecover, pergi ke tab "File" dan pilih "Pilihan" yang terdapat di bahagian bawah panel sebelah kiri.
Di tab "Simpan" pada tetingkap "Pilihan", hapus centang kotak di sebelah "Simpan maklumat AutoRecover selama xx minit."
Sekiranya anda menyimpan dan keluar dari persembahan dengan segera, anda tidak akan melihat perbezaannya. Seiring berjalannya waktu, ketika anda terus maju melalui presentasi, fitur AutoRecover akan menambahkan KB ke file anda.
Salin Segalanya Ke Persembahan Baru
Semasa anda membuat persembahan, PowerPoint akan menyimpan pelbagai perkara di latar belakang untuk membantu anda. Kami telah menyebut bagaimana mematikan banyak ciri ini, menghapus data yang disimpan oleh PowerPoint, dan sebagainya, tetapi selalu ada kemungkinan sesuatu melintasi celah, dan PowerPoint menyimpan beberapa maklumat yang tidak anda perlukan. Menyalin kandungan anda ke persembahan baru mungkin merupakan penyelesaian yang baik untuk masalah ini.
Ini mungkin sedikit menyusahkan kerana, dengan PowerPoint, anda perlu menyalin dan menampal setiap slaid (dan slaid master). Setelah anda melakukannya, persembahan baru tidak akan mempunyai penyimpanan latar belakang sebelumnya, maklumat AutoRecover, atau versi fail sebelumnya. Akibatnya, anda akan melihat perubahan dalam ukuran fail.
Walaupun kami tidak dapat memberitahu anda berapa banyak ini akan mengurangkan saiz fail anda kerana setiap persembahan akan berbeza, ia patut diambil.
Kemungkinan: Unzip Pembentangan dan Kompresnya
Seperti yang telah kami sebutkan sebelumnya, file PPTX adalah file yang dimampatkan (itulah sebabnya ukurannya jauh lebih kecil daripada fail PPT lama). Ini bermaksud anda boleh membukanya dengan alat seperti 7-Zip atau WinRar, mengekstrak semua fail dari PPTX anda, menambahkannya ke arkib yang dimampatkan, dan kemudian menamakan semula arkib menjadi pelanjutan fail PPTX.
Kami mempunyai beberapa masalah di sini.
Dalam pengujian Rob dengan dokumen Wordnya, fail berjaya mengurangkan ukuran fail dari 721 KB menjadi 72 KB. Namun, fail tersebut merosakkan prosesnya. Dalam ujian saya dengan fail 2,614 KB saya, fail tersebut tidak merosakkannya, tetapi hanya mengurangkannya menjadi 2,594KB — jumlahnya hanya 20 KB. Kami tidak pasti apa yang sedang dilakukan di sini, jadi jika anda ingin mencuba ini, pastikan anda mempunyai salinan sandaran fail anda sebelum melakukannya.
Itu semua petua yang kami ada untuk mengurangkan saiz persembahan PowerPoint anda. Kami sentiasa mencari cara baru dan menarik untuk mengurangkan ukuran fail kami, jadi jika anda mempunyai petua, beritahu kami di bahagian komen, dan kami dengan senang hati akan mengujinya!
